O manual da qualidade em fluxogramas: procedimentos que se leem mesmo
Um manual da qualidade só serve se for lido. Ora, dez páginas de texto a descrever um circuito de validação, ninguém as lê — um fluxograma de uma página, toda a gente o compreende. Eis como construir um manual da qualidade em fluxogramas e, sobretudo, como mantê-lo atualizado sem gastar semanas nisso.
Porque o fluxograma é o amigo do responsável da qualidade
A ISO 9001 assenta na abordagem por processos: identificar os seus processos, as suas interações, os seus responsáveis. O fluxograma é a tradução gráfica natural desta exigência — cada procedimento torna-se um encadeamento visível de etapas, de decisões e de responsabilidades, que se segue com o dedo.
O método, em quatro etapas
1. Comece por mapear. Uma visão de conjunto dos processos — gestão, realização, suporte — e das suas interações. É o mapa do manual; cada processo remeterá para os seus procedimentos detalhados.
2. Um fluxograma por procedimento. Uma página, um início, um fim, as decisões em losangos, os responsáveis identificados — por exemplo com raias quando intervêm vários serviços. O texto não é banido: comenta, já não descreve.
3. Ligue os documentos entre si. Um procedimento invoca um formulário, uma instrução, um registo: anexe-os diretamente às formas em questão, em vez de manter referências cruzadas que se desatualizam.
4. Difunda no formato que as pessoas abrem. O manual raramente vive no programa de desenho: vive num documento Word, num PDF, numa intranet. É aí que a atualização se torna o desafio número um.
O verdadeiro problema: a atualização — e a sua solução
Todos os manuais da qualidade morrem da mesma morte: o procedimento muda, o fluxograma é refeito, mas o manual Word, a intranet e as impressões mantêm a versão antiga. É exatamente o problema que resolvem os documentos vivos do QALITEL logigramme: o fluxograma inserido no Word, Excel ou PowerPoint permanece ligado à sua fonte — atualiza-se no documento quando o modifica no editor. O seu manual da qualidade deixa de ser uma fotografia desatualizada.
E para a revisão dos procedimentos, a partilha faz o resto: uma ligação de consulta sempre atualizada para os leitores, a coedição em tempo real para os redatores — e, na versão ProMax, os comentários ancorados forma a forma para recolher as observações no sítio certo, com o histórico das revisões para registar quem alterou o quê.
As raias estão disponíveis a partir da versão Pro ; os documentos vivos, a partilha e a exportação PDF a partir da versão ProAd ; os comentários ancorados e o histórico das revisões com a versão ProMax.
O seu primeiro procedimento, agora
O QALITEL logigramme abre-se no seu navegador — pode experimentar sem criar conta. Editor francês de software de qualidade desde 1993.
Criar um fluxograma →