Het kwaliteitshandboek in stroomschema’s: procedures die echt gelezen worden
Een kwaliteitshandboek is alleen nuttig als het gelezen wordt. Maar tien pagina’s tekst die een goedkeuringscircuit beschrijven, leest niemand — een stroomschema van één pagina begrijpt iedereen. Zo bouwt u een kwaliteitshandboek in stroomschema’s op, en vooral: zo houdt u het up-to-date zonder er weken aan te besteden.
Waarom het stroomschema de vriend van de kwaliteitsmanager is
ISO 9001 steunt op de procesbenadering: uw processen, hun interacties en hun verantwoordelijken in kaart brengen. Het stroomschema is de natuurlijke grafische vertaling van die eis — elke procedure wordt een zichtbare opeenvolging van stappen, beslissingen en verantwoordelijkheden, die u met de vinger volgt.
De methode, in vier stappen
1. Breng eerst in kaart. Een totaaloverzicht van de processen — management, realisatie, ondersteuning — en hun interacties. Dat is de kaart van het handboek; elk proces verwijst naar zijn gedetailleerde procedures.
2. Eén stroomschema per procedure. Eén pagina, een begin, een einde, de beslissingen in ruiten, de verantwoordelijken aangeduid — bijvoorbeeld met zwembanen wanneer meerdere diensten betrokken zijn. De tekst is niet verbannen: hij becommentarieert, hij beschrijft niet langer.
3. Koppel de documenten aan elkaar. Een procedure verwijst naar een formulier, een instructie, een registratie: hecht ze rechtstreeks aan de betrokken vormen, in plaats van kruisverwijzingen bij te houden die verouderen.
4. Verspreid in het formaat dat mensen openen. Het handboek leeft zelden in de tekensoftware: het leeft in een Word-document, een PDF, een intranet. Daar wordt het bijwerken de belangrijkste uitdaging.
Het echte probleem: het bijwerken — en de oplossing
Elk kwaliteitshandboek sterft dezelfde dood: de procedure verandert, het stroomschema wordt opnieuw gemaakt, maar het Word-handboek, het intranet en de afdrukken behouden de oude versie. Dat is precies het probleem dat wordt opgelost door de levende documenten van QALITEL logigramme: het stroomschema dat in Word, Excel of PowerPoint is ingevoegd, blijft aan zijn bron gekoppeld — het wordt in het document bijgewerkt wanneer u het in de editor wijzigt. Uw kwaliteitshandboek is niet langer een verouderde momentopname.
En voor het nalezen van de procedures doet het delen de rest: een altijd actuele raadpleeglink voor de lezers, realtime co-editing voor de redacteuren — en, in de ProMax-versie, opmerkingen die vorm per vorm verankerd zijn om de reacties op de juiste plaats te verzamelen, met de revisiegeschiedenis om te traceren wie wat heeft gewijzigd.
De zwembanen zijn beschikbaar vanaf de Versie Pro ; de levende documenten, het delen en de PDF-export vanaf de Versie ProAd ; de verankerde opmerkingen en de revisiegeschiedenis met de Versie ProMax.
Uw eerste procedure, nu
QALITEL logigramme opent in uw browser — proberen kan zonder een account aan te maken. Franse uitgever van kwaliteitssoftware sinds 1993.
Stroomdiagram maken →