用流程圖編寫的質量手冊： 真正會被閲讀的程序文件
質量手冊只有被閲讀才有價值。然而，用十頁文字描述一條審批流程，沒人會讀——而一頁流程圖，人人都能看懂。以下介紹如何用流程圖編制質量手冊，尤其是如何在不耗費數週時間的情況下保持它的更新。
為什麼流程圖是質量管理人員的好幫手
ISO 9001 以過程方法為基礎：識別各個過程、它們的相互作用及其負責人。流程圖正是這一要求自然的圖形化表達——每條程序都變成一連串可見的步驟、決策和職責，可以用手指順着走一遍。
方法，分四步
1. 先繪製流程地圖。 一張過程的總覽圖——管理過程、實現過程、支持過程——及其相互作用。這就是手冊的地圖；每個過程都會指向其詳細的程序文件。
2. 每條程序一張流程圖。 一頁紙，一個起點，一個終點，決策用菱形表示，負責人一目瞭然——例如當多個部門參與時用泳道來區分。文字並未被摒棄：它用於註釋，而不再用於描述。
3. 將各文檔相互關聯。 一條程序會調用一份表單、一份指導書、一條記錄：直接將它們附加到相關的圖形上，而不是維護那些會過期的交叉引用。
4. 以人們真正會打開的格式發佈。 手冊很少存在於繪圖軟件裏：它存在於 Word 文檔、PDF 或內部網中。而這正是更新成為頭等大事的地方。
真正的問題：更新——及其解決辦法
每一份質量手冊都以同樣的方式消亡：程序變了，流程圖重畫了，但 Word 手冊、內部網和打印件卻仍停留在舊版本。而這恰恰是以下功能所要解決的問題： 動態文檔 ——它是 QALITEL logigramme 的一項功能：插入 Word、Excel 或 PowerPoint 的流程圖始終與其來源保持關聯——當您在編輯器中修改它時，它會在文檔中自動更新。您的質量手冊不再是一張過期的快照。
至於程序文件的評審，共享功能完成了其餘工作：為讀者提供始終最新的查閲鏈接，為編寫者提供即時協同編輯——而且在 ProMax 版中，還可逐個圖形錨定評論，以便在正確的位置收集意見，並藉助修訂歷史追溯誰改動了什麼。
