フローチャートで作る品質マニュアル： 本当に読まれる手順書
品質マニュアルは、読まれてこそ役に立ちます。ところが、承認フローを説明する十ページもの文章は誰も読みません——一ページのフローチャートなら、誰もが理解できます。ここでは、フローチャートで品質マニュアルを作る方法、そして何より、何週間もかけずに最新の状態に保つ方法をご紹介します。
なぜフローチャートは品質担当者の味方なのか
ISO 9001 はプロセスアプローチに基づいています。すなわち、自社のプロセス、その相互作用、そして責任者を特定することです。フローチャートは、この要求を自然に図式化したものです——それぞれの手順が、ステップ、判断、責任の目に見えるつながりとなり、指でたどれるようになります。
手順は四つのステップで
1. まずマッピングする。 プロセスの全体像——マネジメント、実現、サポート——とその相互作用を俯瞰します。これがマニュアルの地図となり、各プロセスがそれぞれの詳細な手順書へとつながります。
2. 手順ごとに一つのフローチャートを。 一ページに、始まりと終わり、判断はひし形で、責任者を明示——たとえば複数の部門が関わる場合はレーンを使います。文章を排除するわけではありません。文章は補足するものであり、もはや説明の主役ではありません。
3. 文書どうしをリンクさせる。 一つの手順は、帳票、作業指示書、記録を伴います。古くなっていく相互参照を維持する代わりに、それらを該当する図形に直接添付しましょう。
4. 人々が実際に開く形式で配布する。 マニュアルが作図ソフトの中に存在することはめったにありません。Word 文書、PDF、イントラネットの中に存在します。だからこそ、更新が最重要の課題となるのです。
本当の問題：更新——そしてその解決策
あらゆる品質マニュアルは、同じ末路をたどります。手順が変わり、フローチャートは作り直されるのに、Word のマニュアル、イントラネット、印刷物には古いバージョンが残ったまま。これこそが、QALITEL logigramme の 動的ドキュメント が解決する、まさにその問題です。Word、Excel、PowerPoint に挿入されたフローチャートは、元のソースとリンクされたまま——エディターで修正すると、文書内でも自動的に更新されます。こうしてあなたの品質マニュアルは、時代遅れの一枚の写真であることをやめるのです。
そして手順の校閲については、共有機能が残りを引き受けます。読み手には常に最新の閲覧用リンクを、書き手にはリアルタイムの共同編集を——さらに ProMax 版では、意見を適切な場所に集めるための図形ごとに固定されたコメント機能と、誰が何を変更したかを追跡するための改訂履歴を備えています。
最初の手順を、 お試しください
QALITEL logigramme はブラウザで開けます——アカウントを作成しなくてもお試しいただけます。1993年から品質管理ソフトウェアを手がけるフランスのメーカーです。
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