用流程图编写的质量手册： 真正会被阅读的程序文件
质量手册只有被阅读才有价值。然而，用十页文字描述一条审批流程，没人会读——而一页流程图，人人都能看懂。以下介绍如何用流程图编制质量手册，尤其是如何在不耗费数周时间的情况下保持它的更新。
为什么流程图是质量管理人员的好帮手
ISO 9001 以过程方法为基础：识别各个过程、它们的相互作用及其负责人。流程图正是这一要求自然的图形化表达——每条程序都变成一连串可见的步骤、决策和职责，可以用手指顺着走一遍。
方法，分四步
1. 先绘制流程地图。 一张过程的总览图——管理过程、实现过程、支持过程——及其相互作用。这就是手册的地图；每个过程都会指向其详细的程序文件。
2. 每条程序一张流程图。 一页纸，一个起点，一个终点，决策用菱形表示，负责人一目了然——例如当多个部门参与时用泳道来区分。文字并未被摒弃：它用于注释，而不再用于描述。
3. 将各文档相互关联。 一条程序会调用一份表单、一份指导书、一条记录：直接将它们附加到相关的图形上，而不是维护那些会过期的交叉引用。
4. 以人们真正会打开的格式发布。 手册很少存在于绘图软件里：它存在于 Word 文档、PDF 或内部网中。而这正是更新成为头等大事的地方。
真正的问题：更新——及其解决办法
每一份质量手册都以同样的方式消亡：程序变了，流程图重画了，但 Word 手册、内部网和打印件却仍停留在旧版本。而这恰恰是以下功能所要解决的问题： 动态文档 ——它是 QALITEL logigramme 的一项功能：插入 Word、Excel 或 PowerPoint 的流程图始终与其来源保持关联——当您在编辑器中修改它时，它会在文档中自动更新。您的质量手册不再是一张过期的快照。
至于程序文件的评审，共享功能完成了其余工作：为读者提供始终最新的查阅链接，为编写者提供实时协同编辑——而且在 ProMax 版中，还可逐个图形锚定评论，以便在正确的位置收集意见，并借助修订历史追溯谁改动了什么。
